Siapa kami

Pemberitahuan Privasi ini menjelaskan bagaimana PT Transcoalpacific, tbk melalui aplikasi HRIS TELIS mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, melindungi, dan mengungkapkan data pribadi Anda. Kami berkomitmen untuk melindungi privasi dan keamanan informasi Anda sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Dengan menggunakan aplikasi ini, Anda menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui praktik pengelolaan data pribadi sebagaimana diuraikan dalam pemberitahuan ini.

 

Jenis Data Pribadi yang Kami Kumpulkan


Kami dapat mengumpulkan dan memproses data pribadi berikut:

1. Data Identitas

  • Nama lengkap
  • Nomor Induk Kependudukan (NIK)
  • Nomor Karyawan
  • Tanggal lahir, tempat lahir
  • Jenis kelamin
  • Foto profil

2. Data Kontak

  • Alamat domisili
  • Nomor telepon
  • Alamat email

3. Data Pekerjaan

  • Jabatan
  • Departemen/divisi
  • Lokasi kerja
  • Status kepegawaian (tetap, kontrak)

4. Data Keuangan

  • Nomor rekening bank
  • Nama bank
  • Slip gaji dan tunjangan
  • Informasi pajak (NPWP)

5. Data Kehadiran dan Aktivitas

  • Catatan absensi
  • Waktu masuk dan keluar kerja
  • Data cuti, izin, dan lembur

6. Data Biometrik

  • Pengenalan wajah (face recognition)

7. Data Lokasi (GPS)

  • Lokasi saat absensi menggunakan perangkat seluler

8. Dokumen Pendukung

  • KTP, NPWP, BPJS
  • Surat keterangan kerja
  • Dokumen legal lain yang diwajibkan oleh perusahaan atau peraturan pemerintah

 

Cara Kami Mengumpulkan Data

Kami mengumpulkan data melalui:

  • Pendaftaran awal karyawan oleh HR atau oleh Anda sendiri melalui aplikasi.
  • Interaksi Anda dengan aplikasi (misalnya pengajuan cuti, klaim, absensi).
  • Integrasi dengan sistem pihak ketiga (misalnya sistem payroll, BPJS, e-filing pajak).
  • Data yang diberikan oleh departemen HR perusahaan Anda.

 

Tujuan Pemrosesan Data Pribadi

Kami memproses data pribadi Anda untuk tujuan:

  • Pengelolaan administrasi kepegawaian.
  • Proses penggajian dan tunjangan.
  • Pengelolaan cuti, izin, dan lembur.
  • Validasi kehadiran melalui biometrik dan GPS.
  • Pemenuhan kewajiban hukum terkait ketenagakerjaan, perpajakan, dan BPJS.
  • Audit internal dan pelaporan manajemen.

Meningkatkan layanan dan pengalaman pengguna aplikasi.

 

Dasar Hukum Pemrosesan Data

Pemrosesan data dilakukan berdasarkan:

  • Persetujuan Anda (consent) untuk fitur tertentu seperti GPS dan biometrik.
  • Kewajiban hukum sesuai regulasi ketenagakerjaan dan perpajakan.
  • Pelaksanaan kontrak kerja antara karyawan dan perusahaan.
  • Kepentingan sah perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia.

 

Penggunaan Teknologi dan Integrasi Pihak Ketiga

  • GPS digunakan untuk memverifikasi lokasi kehadiran, hanya saat Anda melakukan absensi melalui aplikasi.
  • Biometrik (pengenalan wajah) digunakan untuk autentikasi dan pencegahan kecurangan absensi.
  • Integrasi dengan pihak ketiga dilakukan hanya untuk kepentingan operasional seperti:
    • BPJS (kesehatan dan ketenagakerjaan)
    • Direktorat Jenderal Pajak
    • Vendor payroll dan penyedia cloud storage
      Semua pihak ketiga terikat oleh perjanjian kerahasiaan dan standar keamanan data.

 

Penyimpanan dan Keamanan Data

  • Data Anda disimpan secara aman di server dengan standar enkripsi (AES-256) dan kontrol akses berbasis peran (RBAC).
  • Kami menggunakan firewall, sistem deteksi intrusi, dan audit log untuk mencegah akses tidak sah.
  • Data akan disimpan selama masa kerja Anda dan sesuai dengan kebijakan retensi data perusahaan (maksimal 5 tahun setelah pemutusan hubungan kerja)

 

Hak Anda

Sebagai subjek data, Anda memiliki hak untuk:

  • Meminta salinan data pribadi Anda.
  • Memperbaiki data yang tidak akurat.
  • Menarik persetujuan penggunaan data (dalam batas hukum).
  • Meminta penghapusan data pribadi sesuai peraturan yang berlaku.
  • Mengajukan keberatan atas pemrosesan data.

Permintaan terkait hak-hak ini dapat diajukan melalui kontak yang tercantum pada Bagian akhir

 

Pengungkapan kepada Pihak Ketiga

Kami tidak menjual atau menyewakan data pribadi Anda. Namun, kami dapat mengungkapkan data kepada:

  • Departemen internal perusahaan sesuai kebutuhan operasional.
  • Vendor atau penyedia layanan yang membantu pengoperasian aplikasi dengan perjanjian kerahasiaan.
  • Lembaga pemerintah (BPJS, pajak) sesuai kewajiban hukum.

Otoritas hukum jika diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan.

 

Kontak Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan terkait kebijakan privasi ini atau ingin menggunakan hak Anda, silakan hubungi:
Email: it-deps@transcoalpacific.com
Alamat: Bakrie Tower Lt.9